Comment remplir la BDESE ?
Vous souhaitez savoir comment remplir la BDESE que vous devez produire pour votre entreprise cette année ? Bonne nouvelle : vous êtes au bon endroit !
Savez-vous que ce document, obligatoire si vous avez plus de 50 collaborateurs, évolue régulièrement. En votre qualité de RH, il est de votre responsabilité d’en prendre connaissance et d’appliquer les changements nécessaires.
Si vous évoluez dans une telle structure, nous vous conseillons vivement de continuer votre lecture
La BDESE en résumé
Qu’est-ce que la BDESE ? Définition
La BDESE est un document de synthèse qui est obligatoire pour les entreprise qui compte plus de 49 salariés ( articles L. 2312-18, L. 2312-36 et L. 2312-21 du Code du travail).
Depuis le 22 août 2021 avec la Loi “Climat et Résilience”, on ne parle plus de BDES (Base de données économique et sociale) mais de BDESE : Base de données économiques, sociales et environnementales.
Attention : même si ce nom est encore régulièrement utilisé par les métiers des ressources humaines, il n’est plus correct car la nouvelle BDESE inclut des informations d’entreprise supplémentaires, liées à l’impact environnemental de son activité et aux pratiques mises en œuvre en termes d’économie sociale et solidaire.
Les entreprises concernées doivent produire et remplir la BDESE, puis la transmettre par la suite à l’administration fiscale française.
Quelles sont les informations obligatoires dans la BDESE ?
Au préalable, sachez que l’ensemble des informations que vous devez intégrer pour remplir correctement la BDESE de votre structure doivent couvrir 6 exercices en tout :
- Les 2 exercices précédents (N-1 et N-2)
- L’exercice en cours, c’est-à-dire l’année actuelle (N).
- Les 3 prochains exercices (N+1, N+2 et N+3).
Remplir la BDESE de son entreprise n’est pas si simple qu’il y paraît. En effet, les informations obligatoires dans le document dépendent de la taille de votre structure :
- Une entreprise avec un effectif de 50 et 299 salariés.
- Une entreprise d’au moins 300 collaborateurs.
- Si l’effectif d’entreprise est inférieur à 50, vous n’avez aucune obligation.
D’accord, mais alors, quelles sont les fameuses informations à renseigner à l’intérieur ?
Le contenu et l’architecture de votre BDESE sont libres, à partir du moment où ils sont pensés en amont :
- Un accord d’entreprise majoritaire.
- Un accord entre l’employeur et le CSE.
- Un accord de branche.
Deux situations :
- Si c’est le cas, vous devez alors renseigner a minima les données en lien avec l’impact environnemental de l’activité de votre entreprise au sein de votre BDESE.
- Si ce n’est pas le cas, et qu’aucun accord n’est signé, alors la réglementation française est claire sur le sujet : vous devez obligatoirement remplir la BDESE de votre entreprise via plusieurs rubriques.
Entreprises de 50 à 299 collaborateurs
- Investissement : social, matériel et immatériel ;
- Égalité professionnelle entre les femmes et les hommes au sein de l’entreprise ;
- Fonds propres, endettement et impôts ;
- Rémunération des salariés et dirigeants dans l’ensemble de leurs éléments ;
- Représentation du personnel et activités sociales et culturelles ;
- Rémunération des financeurs ;
- Flux financiers à destination de l’entreprise ;
- Partenariats ;
- Transferts commerciaux et financiers entre entités du groupe.
À noter : dans le cas d’une structure de cette taille, vous pouvez réaliser votre document au format papier ou numérique. En somme, vous avez le choix !
Entreprises de 300 collaborateurs et plus
- Les investissements sociaux, matériels et immatériels ;
- La rémunération des salariés, des dirigeants et des financeurs.
- La partie des bénéfices d’une société distribuée aux actionnaires.
- Les flux financiers à destination de l’entreprise.
- L’ensemble des information liées au personnel et activités sociales et culturelles.
- L’ensemble des partenariats de votre organisation.
- Les transferts commerciaux et financiers entre les entités du groupe.
- L’égalité professionnelle entre les femmes et les hommes.
- L’ensemble des informations liées à l’impact sur l’environnement.
Pour les entreprises à partir de 300 collaborateurs, il existe une autre spécificité qui vous oblige à vous poser une question simple :
Est-ce que ma structure est soumise ou pas à la déclaration de performance extra-financière ?
Pour y répondre, rien de compliqué. Les entreprises et sociétés soumises sont celles :
- Ayant 500 salariés ou plus ;
- Ayant un chiffre d’affaires ou un total de bilan supérieur à 100 millions d’euros.
C’est votre cas ? Alors, d’autres informations sont à renseigner afin de remplir la BDESE de votre entreprise comme il se doit.
Pour tout savoir sur le sujet, nous vous conseillons la lecture de cet article sur le contenu de la BDESE !
Bon à savoir :
Si la taille de votre entreprise compte plus de 299 salariés, vous devez obligatoirement réaliser votre BDESE au format numérique ! (paragraphe à remonter)
Qui remplit la BDESE ?
Il est de la responsabilité de l’employeur de remplir la BDESE de sa propre entreprise. Par conséquent, en tant que RH, c’est vous qui le représentez et c’est vous qui devez vous en occuper.
Ainsi, vous êtes responsable de la créer, de la remplir, de la mettre en place, de la diffuser, et de la mettre à jour régulièrement !
Étant donné son caractère obligatoire, attention à ne pas manquer à votre devoir car des sanctions financières sont pensées par la loi !
Comment remplir la BDESE de son entreprise ? Avec GrafiQ !
Vous pouvez très bien créer et remplir la BDESE de votre entreprise par vos propres moyens. Néanmoins, c’est une tâche aussi redondante que chronophage. Et puis, vous le savez sûrement déjà, les erreurs et oublis sont souvent nombreux car l’élaboration de la BDESE demande une grande rigueur tout au long du processus.
Il existe une alternative : un logiciel RH dédié comme GrafiQ ! Éditée par des spécialistes en la matière. Une telle solution vous permet de combiner une base de données avec une approche documentaire.
Ce type de solution en mode SaaS vous offre la possibilité d’incrémenter des données dynamiques, de les présenter sous forme graphique et de les travailler à votre guise. L’information devient ainsi facilement lisible et interprétable, ce qui est l’objectif de la BDESE.
Eh oui, vous avez bien lu : que des avantages ! En faisant appel à ce type de logiciel RH dédié comme GrafiQ by QuickMS, vous vous inscrivez ainsi parfaitement dans l’esprit de la loi.
En tant qu’éditeur, nous faisons régulièrement évoluer notre solution, ce qui vous permet de gagner beaucoup de temps. Mais surtout, votre BDESE reste toujours en conformité avec le cadre légal. Vous vous affranchissez donc d’une veille juridique chronophage et des évolutions techniques de l’outil !
Orientée “data RH”, GrafiQ s’alimente par interface avec le système d’information de votre organisation, via l’import de vos DSN, ou encore par l’import de fichiers Excel.
En plus de pouvoir automatiser 70% de votre BDESE aussi facilement que rapidement, vous pouvez suivre l’ensemble de vos données d’entreprise. Via de nombreux tableaux de bord, vous suivez des indicateurs RH générés à partir de votre BDESE et pouvez bien plus efficacement piloter vos ressources humaines !
En somme, une pierre deux coups ! Alors, pourquoi hésiter ?
