Contenu BDESE : les infos indispensables à connaître !
La BDESE (base de données économiques, sociales et environnementales) est devenue incontournable pour les entreprises qui cherchent à comprendre leur environnement et leur situation bien particulière.
En effet, le contenu d’une BDESE est important afin d’en réaliser une analyse efficace et pertinente. Dans cet article, nous allons explorer les types de données qui peuvent être inclus dans ce document.
Nous verrons également qui doit rédiger ce document, quelles personnes y ont accès, et pourquoi et quand la mettre à jour. C’est parti !
Comprendre ce qu’est la BDESE
La BDESE est un outil de recueil, d’analyse et de diffusion des données relatives à l’économie, au social et à l’environnement. Il s’agit d’un système de gestion de données qui permet de collecter, stocker, traiter et analyser des données économiques, sociales et environnementales, et de les rendre accessibles aux utilisateurs pour une analyse plus approfondie.
Les BDESE peuvent être utilisées pour différents objectifs tels que :
- la planification stratégique ;
- la prise de décisions ;
- l’évaluation des performances…
…et pour répondre aux besoins d’organismes compétents tels que l’administration fiscale française, les organisations internationales, et surtout, ce qui nous intéresse le plus, le CSE de votre entreprise !
Que contient la BDESE ?
Le contenu d’une BDESE varie significativement selon plusieurs critères comme :
- la taille de votre entreprise ;
- les objectifs de votre organisation ;
- les utilisateurs accrédités à la consulter…
En général, une BDESE peut inclure les types de données suivants :
- Données économiques : telles que les données sur le PIB, l’inflation, les taux d’intérêt, le chômage, les investissements, les exportations, les importations, etc.
- Données sociales : telles que les données sur la population, les migrations, la santé, l’éducation, les logements, les inégalités sociales, les discriminations, les violences, etc.
- Données environnementales : telles que les données sur les émissions de gaz à effet de serre, la biodiversité, les ressources naturelles utilisées par l’entreprise, etc.
Elle peut également inclure des données géographiques pour relier les données économiques, sociales et environnementales à un emplacement spécifique, ainsi que des données temporelles pour permettre une analyse de tendances sur une période de temps donnée.
À ce sujet, sachez que le contenu de votre BDESE, ses données, doivent couvrir 6 exercices en tout, à savoir :
- les 2 années précédentes (N-2 et N-1) ;
- l’exercice en cours (N) ;
- les 3 années suivantes (N+1, N+2 et N+3).
Le contenu d’une BDESE est intimement lié aux besoins spécifiques de ses utilisateurs. Ainsi, la couverture des données peut considérablement varier. Vous devez absolument vérifier les sources de données et les méthodes de collecte.
Contenu de la BDESE pour les entreprises de moins de 50 salariés
En la matière, si votre entreprise à moins de 50 collaborateurs, rien ne vous oblige à réaliser une BDESE. Si vous souhaitez pour autant vous lancer dans ce projet, alors nous vous conseillons de vous mentionner sur le contenu de votre BDESE dans la partie suivante.
Contenu BDESE pour une entreprise ayant un effectif compris entre 50 et 299 collaborateurs
Pour produire votre document, vous êtes libre d’intégrer les informations que vous souhaitez à partir du moment où un accord collectif d’entreprise est pensé à ce sujet. Dans ce cas bien précis, vous devez néanmoins mentionner dans le contenu de votre BDESE les conséquences environnementales de l’activité de votre organisation.
Si aucun accord collectif d’entreprise n’est pris en amont, alors vous devez renseigner les rubriques suivantes :
- Investissement social.
- Investissement matériel et immatériel.
- Égalité professionnelle entre les femmes et les hommes.
- Fonds propres, endettement et impôts.
- Rémunération des salariés et dirigeants.
- Activités sociales et culturelles.
- Rémunération des financeurs.
- Flux financiers à destination de l’entreprise.
- Partenariats.
- Transferts commerciaux et financiers entre les entités d’un même groupe.
- Environnement.
À noter : cette taille d’entreprise ne vous oblige aucun format pour produire votre BDESE. Vous pouvez ainsi la faire au format papier ou bien en support numérique.
Contenu d’une BDESE pour une société à partir de 300 collaborateurs
Comme pour une structure de plus petite taille, il existe deux situations différentes à préciser en premier lieu afin de savoir quelles sont les informations intégrant le contenu de votre BDESE.
Tout d’abord :
- Un accord collectif d’entreprise est pensé en amont. Alors, vous êtes libre de réaliser votre document comme vous l’entendez, en mentionnant a minima l’ensemble des données en lien avec l’impact environnement de votre entreprise ;z
- Aucun accord collectif n’est pensé. Dans ce cas, le contenu de votre BDESE doit obligatoirement reprendre l’architecture présentée ci-dessus, à savoir :
- Investissement social ;
- Investissement matériel et immatériel ;
- Égalité professionnelle entre les femmes et les hommes ;
- Fonds propres, endettement et impôts ;
- Rémunération des salariés et dirigeants ;
- Activités sociales et culturelles ;
- Rémunération des financeurs ;
- Flux financiers à destination de l’entreprise ;
- Partenariats ;
- Transferts commerciaux et financiers entre les entités d’un même groupe ;
- Environnement.
De plus, à la différence d’autres entreprises plus petites, vous avez des obligations légales supplémentaires en matière de contenu BDESE. Quelles sont-elles ? Tout dépend de si :
- Votre entreprise est soumise à la déclaration de performance extra-financière, c’est-à-dire avec un effectif de 500 collaborateurs et un chiffre d’affaires ou un total de bilan supérieur à 100 millions € ;
- Votre entreprise n’est pas soumise à la déclaration de performance extra-financière.
Vous souhaitez en savoir plus sur le sujet ? Nous vous conseillons alors de lire cet article extrêmement détaillé afin de ne faire aucune erreur !
À noter : pour une entreprise d’au moins 300 salariés, vous êtes dans l’obligation de passer par un format numérique pour la création, la mise en place et la mise à disposition de votre BDESE.
Qui rédige le contenu de la BDESE ?
En tant que RH représentant votre employeur, il est de votre responsabilité de rédiger le contenu de la BDESE de votre entreprise !
Vous (et votre équipe RH si vous n’êtes pas seul maître à bord) êtes responsable de collecter, de nettoyer, de traiter et d’analyser les données pour les inclure dans votre document.
Qui a accès aux informations de la BDESE ?
L’accès aux informations d’une BDESE dépend de la politique de votre entreprise et de la finalité de votre document.
En général, les informations contenues dans une BDESE peuvent être accessibles :
- aux employés et responsables de l’entité qui la gère, pour une utilisation interne ;
- aux partenaires et aux utilisateurs externes qui ont signé un contrat de partenariat pour une utilisation spécifique ;
- au grand public sous certaines conditions comme des accès payants, des restrictions d’utilisation, des accès anonymes, etc.
Certaines données peuvent être considérées comme sensibles et peuvent être limitées dans leur accès pour des raisons de confidentialité ou de sécurité. Les données personnelles et les données sensibles sont soumises à des règles de confidentialité et de protection des données.
Il est de votre responsabilité de RH de vérifier et de contrôler les conditions d’accès et les politiques de confidentialité avant de consulter ou d’utiliser les informations contenues dans votre BDESE.
Quand et pourquoi mettre à jour le nouveau contenu de la BDESE ?
La mise à jour régulière du contenu de votre BDESE est cruciale afin de maintenir la qualité et l’exactitude des données, ainsi que pour garantir que les informations sont les plus récentes possible. Nous vous recommandons donc de mettre à jour le contenu de votre BDESE fréquemment et régulièrement, en fonction des besoins et des objectifs de votre entreprise.
Le rythme des mises à jour dépend des données collectées et des sources de données. En effet, certaines de vos données peuvent être mises à jour quotidiennement ou même en temps réel, tandis que d’autres peuvent nécessiter une mise à jour moins fréquente.
Un conseil ? Définissez des calendriers de mise à jour pour chaque type de données !
Vous devez également mettre à jour le contenu de votre BDESE pour des raisons liées aux changements dans les données, les politiques et les réglementations car elles peuvent évoluer au fil du temps.
Assurez-vous toujours que les données de ce document soient conformes aux normes en vigueur. De même, ne faites pas l’impasse sur les changements liés à vos processus d’affaires, vos politiques internes ou encore vos objectifs de d’entreprise.