Votre BDESE en 1 clic !

Mise à jour de la BDESE (anciennement BDES)

Aujourd’hui, par votre fonction de RH, la BDESE (ou Base de données économiques, sociales et environnementales) est un incontournable des tâches à effectuer au sein de votre entreprise.

C’est un formidable outil de partage d’information aussi indispensable pour l’administration que pour votre CSE.

Dans cet article, nous décortiquons tous les aspects de la mise en place de la BDESE de votre organisation : qu’est-ce que la BDESE ? Pourquoi l’actualiser régulièrement ? Quelles sont les sanctions en cas de manquement ? Focus !

La BDESE en bref

Depuis la loi “Climat et Résilience” d’août 2021 la BDES (Base de Données Economique s et Sociales) est devenue la BDESE (Base de Données Économiques Sociales et Environnementales).
Cette dernière version rassemble toutes les informations nécessaires à l’administration fiscale, et aux consultations et informations récurrentes de votre CSE (Comité social et économique).

Elle doit obligatoirement être mise en place dans les entreprises de 50 salariés ou plus.

Compilant une liste de données obligatoires qui varient selon l’effectif de l’entreprise, la BDESE délivre des informations sur les grandes orientations économiques sociales et environnementales de l’entreprise, passées et à venir. Il est loin d’être évident pour l’employeur de renseigner et de tenir à jour les différents champs requis, le périmètre de la BDESE étant particulièrement vaste.

Désormais, la BDESE intègre une dimension environnementale avec des dispositions destinées à impliquer davantage les CSE dans la transition économique.

Le décret du 26 avril 2022 vient préciser les nouveaux indicateurs environnementaux à transmettre dans la BDESE.

Pourquoi mettre à jour la BDESE de votre entreprise ?

Selon la réglementation française, en tant que représentant RH de votre qu’employeur, vous devez vous occuper de la BDESE de votre entreprise, de sa création à sa mise à jour régulièrement, en passant par sa mise en place et sa distribution auprès des représentants du personnel de votre structure

Sachez qu’il s’agit d’un document important et vous devez donc mettre à jour la BDESE régulièrement.

En effet, ce document permet de décrire l’activité et la situation économique et sociale de l’entreprise. Il est donc important de l’actualiser quand nécessaire afin que les informations contenues dans votre BDESE soient toujours fiables et à jour.

Vous devez mettre à jour la BDESE (BDES) au moins 1 fois par an !

D’accord, mais pourquoi ?

  • L’actualisation de données économiques, sociales et environnementales, ayant évolué durant l’année ;
  • La disposition d’un document à jour et prêt pour les négociations annuelles (par exemple avec les représentants du personnel).
modèle de bdese à télécharger + de 50 salariés

Est-il obligatoire de mettre à jour la BDESE ?

Réponse claire, réponse simple : oui, il est obligatoire de mettre à jour la BDESE de votre entreprise.

Attention aux sanctions juridiques en cas de non-réalisation et de d’oubli de la mise à jour de votre BDESE.

En effet, les cas de condamnations d’entreprise se multiplient d’année en année. La raison ?

Plusieurs facteurs :

  • Un certain nombre de structure adoptent des démarches insuffisantes ;
  • Les élus du CSE sont aujourd’hui formés et mieux informés, demandant par conséquence des comptes aux employeurs ;
  • La période de tolérance a pris fin !

Absence de mise à jour de la BDESE : quelles sont les sanctions ?

Différentes sanctions sont encourues par la partie employeur si votre BDESE n’est pas mise à jour ou pire encore s’il est n’a pas été mise en place, ou si elle n’est pas réalisée dans les règles de l’art imposées par la législation française :

  • En cas de manquement, les arrêts de cours d’appel ont établi une jurisprudence qui précise l’interprétation de la loi.
    Le défaut de BDESE relève à la fois du droit pénal et du droit civil. L’employeur peut ainsi se rendre coupable d’un délit d’entrave si le juge estime que la BDESE ne permet pas aux IRP d’exercer leurs prérogatives dans de bonnes conditions.
    L’amende pour une personne physique est passée de 3 750 € à 7 500 €. Dans de pareils cas, les organisations sont condamnées à mettre en conformité leur BDESE sous astreinte de 1 000 € par jour !
  • Si la BDESE est incomplète (information en moins, années manquantes, etc.) ou n’est pas mis à jour, les instances représentatives du personnel ont aussi le droit d’aller en justice pour obtenir la transmission des informations manquantes.
    Si la responsabilité d’une personne morale est retenue, l’amende passera alors à 37 500 €, puis 75 000 € en cas de récidive ;
  • Les élus du CSE (comité social et économique) de votre structure peuvent aussi opposer à l’employeur l’absence de BDESE lors de la consultation sur les orientations stratégiques de l’entreprise ;
  • Certaines décisions de justice laissent à penser que le non-respect de la BDESE peut également bloquer un projet de cession ou un PSE (Plan de sauvegarde de l’emploi) de votre entreprise !

Toutes ces possibles poursuites sont engagées par le tribunal, suite à la plainte de la victime de l’entrave tels que :

  • Un représentant du personnel ;
  • Un syndicat ;
  • Le CSE d’entreprise ;
  • L’inspection du travail…

 Bref, vous devez mettre à jour la BDESE de votre entreprise coûte que coûte !

Quand mettre à jour la BDESE ?

Comme dit précédemment, vous devez donc mettre à jour la BDESE (anciennement BDES) de votre entreprise au moins 1 fois par an.
Cependant, nous vous conseillons vivement de prendre cette information avec des pincettes car c’est un minimum théorique.

Dans la réalité, la mise à jour d’une BDESE se fait bien plus régulièrement.
Et pour cause, reprenant toutes les données importantes de votre structure, les changements peuvent être très importants d’un mois à l’autre, d’un trimestre ou d’un semestre à l’autre. C’est pour cette raison qu’il vous faut trouver le bon rythme, celui qui correspond à la situation de votre organisation.

De plus, l’employeur doit informer toutes les personnes auprès desquelles la BDESE est tenue à disposition de l’actualisation selon des modalités qu’il détermine.

En tant que représentant de celui-ci, vous devez également fixer :

  • Les modalités d’accès ;
  • Les modalités de consultation de la base ;
  • Les modalités d’utilisation de la BDESE.

La mise à disposition des informations transmises de manière récurrente au CSE vaut communication à cette instance lorsque les conditions cumulatives suivantes sont remplies :

  • Les éléments d’information sont régulièrement mis à jour au moins dans le respect des périodicités prévues par le Code du travail ;
  • L’employeur met à disposition des membres du CSE les éléments d’analyse ou d’explication lorsqu’ils sont prévus par le Code du travail (art. R. 2323- 1-9 et L. 2312-18 du Code du travail) ;
  • Le CSE doit prendre en compte les conséquences environnementales des décisions de l’employeur. Les items à aborder lors des réunions CSE :
    • la consommation énergétique,
    • Les conséquences environnementales des investissements,
    • >la formation des salariés aux enjeux environnementaux.

Voilà, vous savez tout ce que vous devez savoir sur la mise à jour de la BDESE/BDES de votre entreprise !

Si vous avez besoin de plus d’informations sur le sujet, ou si vous souhaitez vous lancer dans la création et la mise en place de votre document, vous pouvez contacter nos experts !

logiciel rh à tester gratuitement

Vous souhaitez en savoir + pour automatiser 70% de votre BDESE ?

Articles similaires

Retrouvez tous nos articles sur notre blog « Actualité BDESE »

Zoom sur les conditions de validité de la convention individuelle de forfait jours

Une convention collective sur les forfaits en jours doit être conforme à l’article L.3121-64. En l’absence d’accord collectif, la validité d’une clause contractuelle dépend du respect des dispositions de l’article L.3121-65, comprenant un document de contrôle des jours travaillés et un entretien annuel. L’employeur doit assumer la responsabilité du suivi des jours travaillés. Le non-respect de ces conditions pourrait entraîner la nullité de la clause de forfait jours (Cass. Soc. 10 janvier 2024, n° 22-15.782). Consultez l’article pour avoir les détails de cet arrêt.

lire plus

Actualité sociale du 9 février 2024

Arrêts de travail : les changements au 1er janvier 2024. Salarié conseiller prud’homme : les temps de formation supérieurs à l’horaire habituel de travail du salarié ne sont pas assimilés par la loi à du temps de travail effectif. La contestation du coût final de l’expertise relève de la compétence du tribunal judiciaire statuant au fond…. Découvrez l’intégralité de l’actualité de la semaine !

lire plus

Actualité sociale du 2 février 2024

Titres-restaurant : la part patronale exonérée de cotisations est revalorisée en 2024. Aide financière pour les salariés. Le salarié qui viole la clause de non-concurrence ne peut plus prétendre à la contrepartie financière même après cessation de la violation. L’entreprise n’a pas qualité pour invoquer l’absence de consentement préalable à audition de ses salariés lors d’une opération de contrôle du travail illégal… Retrouvez toute l’actu sociale de la semaine !

lire plus

Zoom sur le COVID-19 des salariés non vaccinés des ESMS

Nos experts juridiques examinent l’arrêt de la Cour de cassation du 24 janvier 2024 concernant la suspension du contrat de travail des salariés non vaccinés des ESMS. La Cour rejette les questions prioritaires de constitutionnalité, jugeant qu’elles ne remettent pas en cause les principes de sécurité juridique, d’égalité devant la loi, de liberté individuelle, et de protection de la santé. Cette décision confirme la légalité de la suspension sans rémunération des salariés non conformes aux obligations vaccinales dans le contexte de la crise sanitaire.

lire plus

Zoom sur les élections professionnelles

La Cour de cassation, dans un jugement du 17 janvier 2024, aborde le débat autour de l’article L. 2314-30 du Code du travail. Nos experts juridiques analysent cette décision qui confirme l’interdiction de présenter une liste avec un seul candidat par les organisations syndicales lorsqu’au moins deux sièges sont à pourvoir, soulignant l’importance de la parité et de la liberté syndicale.

lire plus

Actualité sociale du 26 janvier 2024

Chaque semaine, retrouvez toute l’actualité du droit social : Transparence des rémunérations : vers des obligations inédites pour l’entreprise. Forfait jours : l’employeur peut-il justifier le non-respect de ses obligations ? En présence d’une autorisation de licenciement définitive, le licenciement pour motif économique du salarié ne peut être annulé par le juge judiciaire pour discrimination syndicale. Convention collective des entreprises de prévention et de sécurité : l’ancienneté inclut la période d’emploi continu dans l’entreprise et l’ancienneté acquise par le salarié au moment de la reprise…
Nos experts juridiques décryptent pour vous toute l’actualité RH.

lire plus