Mise en place de la BDESE : Comment faire ?

Pourquoi mettre en place la Base de Données Économiques, Sociales et Environnementales ?

La Base de Données Économiques, Sociales et Environnementales est un document obligatoire pour toutes les entreprises d’au moins 50 salariés.

L’obligation de mise en place de la BDESE concernait d’abord les structures de 300 collaborateurs et plus.
Ce n’est qu’un an plus tard que la législation s’est généralisée à toutes les organisations ayant un effectif supérieur à 49 salariés.

La BDESE est un rapport que seul l’employeur est en charge de créer à destination du Comite Social et Économique (CSE) afin qu’il ait un concentré d’informations concernant les grandes orientations économiques, sociales et depuis peu environnementales sur six années :

les deux années antérieures,

l’année en cours,

et une projection sur trois ans.

Légalement, la BDESE doit rester accessible en permanence aux représentants du personnel et régulièrement mise à jour par l’employeur. Cependant, l’entreprise peut définir des plages horaires de consultation.

Le Comité Social et Économique est bien entendu soumis à une obligation de confidentialité concernant les informations qualifiées « sensibles » par l’employeur.

En plus de l’aspect légal, la mise en place de la BDESE s’est imposée car elle permet de fluidifier et améliorer le dialogue social au sein d’une entreprise.
En effet, il permet au CSE d’avoir une vision à globale des informations concernant la situation économique, sociale et environnementale de l’entreprise en s’assurant que celle-ci a une vision à long terme.
De plus, c’est un moyen pour les membres élus au CSE d’identifier d’éventuels dysfonctionnements que l’employeur devra corriger.

Combien de temps pour mettre en place une BDESE  ?

Depuis l’entrée en vigueur de la BDESE, l’élaboration et la mise en place de ce rapport se sont révélées fastidieuses pour une majeure partie des entreprises concernées. Et pour cause, plusieurs enjeux en découlent :

Communication entre les différents services devant fournir les informations nécessaires.

Vérification que la BDESE contient a minima les informations légales obligatoires.

Gestion des éventuelles négociations avec les élus du CSE pour l’ajout ou le retrait d’informations.

Obtention de toutes les données chiffrées et vérification de leur exactitude.

Amélioration de l’aspect visuel et donc de la charte graphique du document afin que la BDESE soit attrayante et lisible par les CSE.

Veille juridique régulière.

Mise à jour continue.

…

Le temps de mise en place d’une BDESE varie énormément d’une entreprise à l’autre.

Certaines font le choix de la créer en interne : dans ce cas, il faut compter environ 4 mois d’élaboration en monopolisant des collaborateurs qui s’attellent à cette tâche.

D’autres choisissent d’automatiser la BDESE grâce à des outils externes : en fonction de l’outil utilisé, la mise en place de la BDESE se fait en 3 à 5 semaines.

Comment mettre en place la BDESE dans votre entreprise ?

De manière générale, il existe deux solutions pour mettre en place la BDESE : certaines entreprises préfèrent la réaliser en interne quand d’autres choisissent de l’automatiser grâce à un prestataire externe.

Voici les avantages et les inconvénients de ces deux méthodes :

BDESE réalisée en interne

BDESE automatisée grâce à un prestataire externe

Comment automatiser la création de la BDESE ?

Il est désormais possible d’automatiser la mise en place de votre BDESE grâce à des logiciels RH disponibles sur le marché. La plupart sont proposés en mode SAAS, c’est-à-dire qu’ils ne nécessitent aucune installation en interne de la part des entreprises.

Certaines solutions proposent de réaliser pour vous les sections de la BDESE en vous donnant des indications précises. Cependant, les sections seront à remplir intégralement par vos soins avec vos données.

D’autres solutions proposent d’automatiser presque entièrement la BDESE grâce à vos déclarations sociales nominatives (DSN) ou grâce à d’autres fichiers comme un Excel par exemple.
En effet, tous les employeurs du secteur privé qui rémunèrent des salariés ont pour obligation de remplir une DSN qui comporte toutes les informations les concernant.
Elle doit être produite tous les mois grâce à des logiciels de paie. LA DSN est très riche en information.

Les logiciels RH en mode SAAS incluant l’automatisation de la BDESE sont capables de « lire » et d’automatiser une grande partie de la BDESE à l’aide d’indicateurs issus des DSN. De ce fait, aucun calcul de votre part n’est nécessaire.

Grâce à la DSN, environ 70% du rapport est automatisé. Les 30 % restant correspondent aux informations qui ne figurent pas sur les DSN : données financières, environnementales, formations, entretiens professionnels…

Vous pouvez directement depuis ce type de logiciel intégrer vos documents dans les sections non-automatisées.

Certaines solutions sont capables d’aller encore plus loin et de proposer des fonctionnalités supplémentaires pour pallier le manque d’informations en DSN, comme le suivi des entretiens et de la formation. L’objectif est d’augmenter toujours plus le taux de sections automatisées.