Mise à jour de la BDESE (anciennement BDES)

Aujourd’hui, par votre fonction de RH, la BDESE (ou Base de données économiques, sociales et environnementales) est un incontournable des tâches à effectuer au sein de votre entreprise.

C’est un formidable outil de partage d’information aussi indispensable pour l’administration que pour votre CSE.

Dans cet article, nous décortiquons tous les aspects de la mise en place de la BDESE de votre organisation : qu’est-ce que la BDESE ? Pourquoi l’actualiser régulièrement ? Quelles sont les sanctions en cas de manquement ? Focus !

La BDESE en bref

Depuis la loi “Climat et Résilience” d’août 2021 la BDES (Base de Données Economique s et Sociales) est devenue la BDESE (Base de Données Économiques Sociales et Environnementales).
Cette dernière version rassemble toutes les informations nécessaires à l’administration fiscale, et aux consultations et informations récurrentes de votre CSE (Comité social et économique).

Elle doit obligatoirement être mise en place dans les entreprises de 50 salariés ou plus.

Compilant une liste de données obligatoires qui varient selon l’effectif de l’entreprise, la BDESE délivre des informations sur les grandes orientations économiques sociales et environnementales de l’entreprise, passées et à venir. Il est loin d’être évident pour l’employeur de renseigner et de tenir à jour les différents champs requis, le périmètre de la BDESE étant particulièrement vaste.

Désormais, la BDESE intègre une dimension environnementale avec des dispositions destinées à impliquer davantage les CSE dans la transition économique.

Le décret du 26 avril 2022 vient préciser les nouveaux indicateurs environnementaux à transmettre dans la BDESE.

Pourquoi mettre à jour la BDESE de votre entreprise ?

Selon la réglementation française, en tant que représentant RH de votre qu’employeur, vous devez vous occuper de la BDESE de votre entreprise, de sa création à sa mise à jour régulièrement, en passant par sa mise en place et sa distribution auprès des représentants du personnel de votre structure

Sachez qu’il s’agit d’un document important et vous devez donc mettre à jour la BDESE régulièrement.

En effet, ce document permet de décrire l’activité et la situation économique et sociale de l’entreprise. Il est donc important de l’actualiser quand nécessaire afin que les informations contenues dans votre BDESE soient toujours fiables et à jour.

Vous devez mettre à jour la BDESE (BDES) au moins 1 fois par an !

D’accord, mais pourquoi ?

• L’actualisation de données économiques, sociales et environnementales, ayant évolué durant l’année ;
• La disposition d’un document à jour et prêt pour les négociations annuelles (par exemple avec les représentants du personnel).

Est-il obligatoire de mettre à jour la BDESE ?

Réponse claire, réponse simple : oui, il est obligatoire de mettre à jour la BDESE de votre entreprise.

Attention aux sanctions juridiques en cas de non-réalisation et de d’oubli de la mise à jour de votre BDESE.

En effet, les cas de condamnations d’entreprise se multiplient d’année en année. La raison ?

Plusieurs facteurs :

• Un certain nombre de structure adoptent des démarches insuffisantes ;
• Les élus du CSE sont aujourd’hui formés et mieux informés, demandant par conséquence des comptes aux employeurs ;
• La période de tolérance a pris fin !

Absence de mise à jour de la BDESE : quelles sont les sanctions ?

Différentes sanctions sont encourues par la partie employeur si votre BDESE n’est pas mise à jour ou pire encore s’il est n’a pas été mise en place, ou si elle n’est pas réalisée dans les règles de l’art imposées par la législation française :

• En cas de manquement, les arrêts de cours d’appel ont établi une jurisprudence qui précise l’interprétation de la loi.
  Le défaut de BDESE relève à la fois du droit pénal et du droit civil. L’employeur peut ainsi se rendre coupable d’un délit d’entrave si le juge estime que la BDESE ne permet pas aux IRP d’exercer leurs prérogatives dans de bonnes conditions.
  L’amende pour une personne physique est passée de 3 750 € à 7 500 €. Dans de pareils cas, les organisations sont condamnées à mettre en conformité leur BDESE sous astreinte de 1 000 € par jour !
• Si la BDESE est incomplète (information en moins, années manquantes, etc.) ou n’est pas mis à jour, les instances représentatives du personnel ont aussi le droit d’aller en justice pour obtenir la transmission des informations manquantes.
  Si la responsabilité d’une personne morale est retenue, l’amende passera alors à 37 500 €, puis 75 000 € en cas de récidive ;
• Les élus du CSE (comité social et économique) de votre structure peuvent aussi opposer à l’employeur l’absence de BDESE lors de la consultation sur les orientations stratégiques de l’entreprise ;
• Certaines décisions de justice laissent à penser que le non-respect de la BDESE peut également bloquer un projet de cession ou un PSE (Plan de sauvegarde de l’emploi) de votre entreprise !

Toutes ces possibles poursuites sont engagées par le tribunal, suite à la plainte de la victime de l’entrave tels que :

• Un représentant du personnel ;
• Un syndicat ;
• Le CSE d’entreprise ;
• L’inspection du travail…

 Bref, vous devez mettre à jour la BDESE de votre entreprise coûte que coûte !

Quand mettre à jour la BDESE ?

Comme dit précédemment, vous devez donc mettre à jour la BDESE (anciennement BDES) de votre entreprise au moins 1 fois par an.
Cependant, nous vous conseillons vivement de prendre cette information avec des pincettes car c’est un minimum théorique.

Dans la réalité, la mise à jour d’une BDESE se fait bien plus régulièrement.
Et pour cause, reprenant toutes les données importantes de votre structure, les changements peuvent être très importants d’un mois à l’autre, d’un trimestre ou d’un semestre à l’autre. C’est pour cette raison qu’il vous faut trouver le bon rythme, celui qui correspond à la situation de votre organisation.

De plus, l’employeur doit informer toutes les personnes auprès desquelles la BDESE est tenue à disposition de l’actualisation selon des modalités qu’il détermine.

En tant que représentant de celui-ci, vous devez également fixer :

• Les modalités d’accès ;
• Les modalités de consultation de la base ;
• Les modalités d’utilisation de la BDESE.

La mise à disposition des informations transmises de manière récurrente au CSE vaut communication à cette instance lorsque les conditions cumulatives suivantes sont remplies :

• Les éléments d’information sont régulièrement mis à jour au moins dans le respect des périodicités prévues par le Code du travail ;
• L’employeur met à disposition des membres du CSE les éléments d’analyse ou d’explication lorsqu’ils sont prévus par le Code du travail (art. R. 2323- 1-9 et L. 2312-18 du Code du travail) ;
• Le CSE doit prendre en compte les conséquences environnementales des décisions de l’employeur. Les items à aborder lors des réunions CSE :
  • la consommation énergétique,
  • Les conséquences environnementales des investissements,
  • >la formation des salariés aux enjeux environnementaux.

Voilà, vous savez tout ce que vous devez savoir sur la mise à jour de la BDESE/BDES de votre entreprise !

Si vous avez besoin de plus d’informations sur le sujet, ou si vous souhaitez vous lancer dans la création et la mise en place de votre document, vous pouvez contacter nos experts !